Urenregistratiesysteem/CRM systeem

1. Inleiding Het doel van het systeem is om een effici?nte registratie en beheer van gewerkte uren bij te houden, de mogelijkheid te bieden om deze uren aan specifieke dossiers toe te wijzen, facturen te genereren, betalingen te registreren en statistieken te genereren voor analyse van de tijdsbesteding. Daarnaast faciliteert het systeem dossierbeheer en communicatie tussen advocaten en binnen het systeem. 2. Gebruikersrollen Het systeem zal verschillende gebruikersrollen hebben, zoals: o Beheerder: Beheert gebruikers, instellingen en heeft toegang tot alle functionaliteiten. o Advocaat: Registreert gewerkte uren, wijst deze toe aan dossiers, beheert dossiers en communiceert binnen het systeem. o Financi?le medewerker: Genereert facturen, beheert betalingen. 3. Functionaliteiten 3.1 Urenregistratie: o Advocaten kunnen dagelijks hun gewerkte uren invoeren en toewijzen aan specifieke dossiers met hieronder 1 of meerdere kostenposten. o Het systeem biedt de mogelijkheid om uren als declareerbaar of niet-declareerbaar te markeren. 3.2 Facturatie: o Financi?le medewerkers kunnen facturen genereren op basis van de geregistreerde uren binnen een bepaalde tijdsperiode. o Facturen bevatten details zoals gewerkte uren, tarieven, en andere relevante informatie. o Facturen hoeven niet altijd op basis van uren gegenereerd te worden. Is afhankelijk van de kostenpost. o Facturen worden handmatig gecontroleerd voordat ze worden verzonden. o Facturen kunnen handmatige uitgesloten worden van facturatie, dit betekent wel dat ze bij elke volgende ronde naar boven zullen komen totdat ze als gefactureerd vermeld staan. o Facturen kunnen incl. of excl. BTW gegenereerd worden o Er dient een mogelijkheid te zijn om een creditnota te genereren. o Er dient een mogelijkheid te zijn dat er aanmaningen verstuurd worden incl. eventueel bijkomende aanmaningskosten. 3.3 Betalingsregistratie: o Het systeem registreert betalingen dan wel voorschotten op specifieke facturen middels invoer financi?le medewerker o Er dient gewerkt te worden met eventuele voorschotten waar rekening mee gehouden dient te worden bij facturatie o Overzichten van openstaande en betaalde of gedeeltelijk betaalde facturen zijn beschikbaar. o Er dient een mogelijkheid te zijn om een betalingsregeling op te stellen, dit betekent deelfacturen. 3.4 Dossierbeheer en Communicatie: o Advocaten kunnen dossiers aanmaken, wijzigen, notities toevoegen, documenten uploaden en communiceren binnen het systeem. o Het dient mogelijk te zijn om aan te vinken of er in dit dossier een toevoeging (gefinancierde rechtsbijstand) is aangevraagd en zo ja, onder welk kenmerk, met welke zaakcode van de RvR en tegen welk aantal punten. o Is er sprake van een toevoegingszaak dan is het wenselijk om aan te geven wat het daadwerkelijk bestede uren zijn geweest vs het aantal uren/bedrag dat betaald wordt. o Communicatielogboeken bevatten e-mails, WhatsApp-berichten en andere vormen van communicatie, gekoppeld aan specifieke dossiers. o E-mail zal via exchange afgehandeld worden. o Whatsapp is optioneel want vraagt ook activiteit van kantoor o E-mails betreffende een dossier worden binnen het systeem zichtbaar, zowel verstuurd als ontvangen. 3.5 Rapportage en Statistieken: o Het systeem genereert rapporten over de tijdsbesteding per dossier, per advocaat, per rechtsgebied, per soort werkzaamheden. o Statistieken bieden inzicht in welke dossiers de meeste tijd vergen en welke advocaat de meeste declareerbare uren binnen een bepaalde periode maakt. o Aantal niet gefactureerde uren, Gemiddelde betalingstermijn(hoe lang duurt het voordat iemand betaald), Extrapolatie over uren naar eind van het jaar, Topdossier (minste uren, meeste geld), Bottomdossier(meeste uren, minste geld) 3.6 Beheer: Het systeem dient flexibel opgezet te worden wat betekent dat een aantal variabelen via de beheerdersinterface ingevoerd dienen te kunnen worden. Hierbij dient bijvoorbeeld gedacht te worden aan een de volgende flow o Client o Dossier o Rechtsgebied (keuze via beheerderinterface in te voeren o Aan te wijzen kostenposten(keuze via beheerdersinterface in te voeren) ? Incl of Excl . BTW met hierbij het geldende tarief. 4. Technische Specificaties 4.1 Programmeertaal en Database: o Het systeem wordt ontwikkeld met PHP als programmeertaal en MySQL als database. 4.2 Gebruikersinterface: o HTML, CSS en JavaScript worden gebruikt voor de ontwikkeling van de gebruikersinterface. 4.3 Beveiliging: o Veilige gebruikersauthenticatie, bescherming tegen SQL-injectie, en HTTPS worden ge?mplementeerd. 4.4 Databaseontwerp: o Een relationele database wordt ontworpen met tabellen voor gebruikers, urenregistraties, dossiers, facturen, betalingen en communicatielogboeken. 4.5 Integratie met Boekhoudpakket: o Factuurinformatie kan worden ge?xporteerd naar een CSV-bestand of andere vorm voor integratie met boekhoudpakketten. 4.6 Rapportage en Statistieken: o Statistische gegevens worden opgevraagd uit de database met behulp van SQL-query's en worden dynamisch weergegeven op de gebruikersinterface. 4.7 Hosting: o Geheel zal draaien op een intranet, NAS(Synology) omgeving. Deze is reeds aanwezig bij Client. Ontwikkeltaal in overleg. Maar denk dat het zaak is dat iemand als een basis CRM heeft.