Programmamanager Bedrijfsvoering

Organisatie Wij zijn een 100.000 plus gemeente, onderdeel van het regionaal samenwerkingsverband Holland Rijnland en deelnemer aan de G40. Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Samenwerkingsgericht, resultaatgericht, klantgericht en veranderingsbereid zijn onze kerncompetenties. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners. De gemeente Alphen aan den Rijn staat voor grote uitdagingen: een groeiend takenpakket, een aankomende reorganisatie en financi?le uitdagingen. Dit vraagt om een versterking van onze informatievoorziening en een zorgvuldige afstemming van processen en systemen om deze betrouwbaar en actueel te houden. Het afgelopen jaar is vanuit een programmastructuur binnen de directie Bedrijfsvoering gewerkt aan het stroomlijnen van de in-, door- en uitstroom van personeel en de inzet van externen. De processen en systemen rondom formatie en inhuur zijn daarbij op orde gebracht. De uitdaging Om de ingezette ontwikkelingen te bestendigen en breder dan de IDU-processen op te pakken, zijn we op zoek naar een programmamanager "Basis op Orde". Deze persoon wordt verantwoordelijk voor het verder vormgeven van proceseigenaarschap en -beheer, en zal ervoor zorgen dat de veranderingen duurzaam worden ge?mplementeerd. Het is essentieel dat de programmamanager de verbinding legt tussen de verschillende teams en afdelingen, en de organisatie in staat stelt om, waar mogelijk, zelf de regie te nemen over de verdere ontwikkelingen. De programmamanager zal zorgen voor het realiseren van concrete resultaten door overzichtelijke en behapbare stappen te zetten. Dit moet bijdragen aan de lange-termijn doelstellingen van de gemeente, waarbij het klantperspectief altijd voorop staat. De programmamanager zal veranderingen initi?ren en begeleiden, met oog voor de uitvoerbaarheid en samenhang van processen, systemen en beschikbare capaciteit. Daarnaast is het belangrijk dat de programmamanager snel kan schakelen tussen verschillende stijlen van leidinggeven, gezien de breedte van de opdracht. Hoewel de focus van het programma ligt op het domein Bedrijfsvoering, is het cre?ren van draagvlak binnen de primaire domeinen van cruciaal belang. Wederzijds begrip en medewerking van deze domeinen is essentieel om de gewenste resultaten te realiseren. Onderdelen van het programma Het programma bestaat uit verschillende onderdelen, die allen om een specifieke benadering en aanpak vragen. De onderdelen zijn: 1. Autorisatie en mandatering Zorgdragen dat medewerkers en leidinggevenden op de juiste wijze geautoriseerd en gemandateerd zijn, terwijl de volgende ontwikkelingen worden gerealiseerd: o Doorvoeren van de reorganisatie en vertalen naar systemen en processen. o Migreren van het huidige HR-systeem naar een nieuwe versie. o Implementeren van een nieuw proces en systeem voor geautomatiseerde toegang en controle (RBAC). Het programma zorgt voor de juiste en tijdige verwerking van noodzakelijke aanpassingen op korte termijn en stelt op de middellange termijn een robuust proces in voor het effici?nt verwerken van toekomstige mutaties. 2. Wederzijdse verwachtingen tussen bedrijfsvoering en de primaire domeinen Zorgen voor duidelijkheid over de wederzijdse verwachtingen tussen het domein Bedrijfsvoering en de primaire domeinen. De resultaten zijn: o Duidelijkheid over wat de verschillende domeinen van Bedrijfsvoering kunnen verwachten qua dienstverlening, advisering en kaderstelling. o Afspraken over wederzijdse verantwoordelijkheden en aanspreekbaarheid om deze verwachtingen waar te kunnen maken. o Vastleggen en borgen van de werkafspraken. 3. Rapportage en sturing Het wordt steeds belangrijker om tijdig over juiste informatie te kunnen beschikken: o Op korte termijn door overzichten beschikbaar te stellen van bezetting, verzuimgegevens en trends. o Op middellange termijn via een toegankelijk dashboard met ge?ntegreerde informatie. Binnen dit onderdeel wordt ook gewerkt aan de invulling van de integraal adviserende rol van bedrijfsvoering bij personele keuzes en de financi?le impact daarvan. 4. Bewust en beheerst ontwikkelen Er worden stappen gezet om de samenwerking tussen verschillende teams en afdelingen die betrokken zijn bij verbeterinitiatieven te versterken. Door betere afstemming en focus op klant- en organisatiebelang worden keuzes bewuster gemaakt en is er meer grip op het doorvoeren van veranderingen. Opleidisngsniveau o HBO o WO Eisen o Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring in programmamanagement binnen de bedrijfsvoering waarbij belangen van diverse partijen in acht worden genomen o Aantoonbare werkervaring met projectmanagement op het primaire proces o Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau Wensen o Minimaal 3 jaar werkervaring als programmamanager binnen de (semi)overheidsorganisatie o Aantoonbare werkervaring in het verbinden van verschillende partijen en belangen in een complex speelveld, geef dit aan doormiddel van een voorbeeld o Een door de kandidaat zelf geschreven beschrijving van de eigen rol in drie projecten met aandacht voor oplossen knelpunten en behaalde successen gerelateerd aan het resultaatgericht en pragmatisch werken o Aantoonbare werkervaring in de volle breedte van bedrijfsvoering (met name HR, financi?n en IT)