Outlook basis

Beste, Als ??n van de grote thuiszorgorganisaties in Vlaanderen, Solidariteit voor het Gezin vzw, zijn wij op zoek naar een freelancer om onze interne medewerkers (ongeveer 600 medewerkers) bij te scholen met een 3u durende vorming Outlook. Modaliteiten: 40tal sessies (15 dln per groep per vorming) Deelnemers zitten achter hun pc en hebben outlook open vergoeding: 50EUR excl.btw, excl. Km-vergoeding vormingen vinden overdag plaats De gevraagde inhoud van de vorming vindt u hieronder: Opleiding Outlook - Vastgelegde onderwerpen A. OVERZICHT VAN DE TOPICS DIE IN DE OPLEIDING MOETEN ZITTEN Categorie Item Algemeen Startscherm organiseren voor optimaal overzicht Algemeen Taken en gevlagde mails in je kalender tonen Algemeen Werken met categorie?n over deelapplicaties heen Email Organiseren inbox via folders Email Signalen voor inkomende mails afzetten (geluid, pop-up, ...) Email Gerelateerde berichten zoeken Email Standaardberichten aanmaken Email Dubbele berichten verwijderen via "opschonen" Email Verzendopties: uitstellen ; prioriteit ; gevoeligheid Email Gebruik van voting buttons Email Vaak weerkerende email handelingen automatiseren via "snelle stappen" Email Verwijderde emails automatisch leegmaken bij afsluiten Email Distributielijsten maken Email Bepaalde mails automatisch naar een folder verplaatsen Email Bewaarbeleid instellen Email Out of office en andere rules Email Mails forwarden naar koppelmaat: vast bij bepaalde types boodschappen of bij afwezigheid voor alle boodschappen Email Email onmiddellijk omzetten in een vergaderverzoek Email Email onmiddellijk omzetten in een skypechat Email Email onmiddellijk omzetten in een onenote pagina Email Email onmiddellijk omzetten in een taak (met einddatum, herinnering, ...) Kalender Methodes om te zoeken naar vrije momenten, via "ruimte zoeken" en "planningsassistent" Kalender Skype vergadering inplannen met interne en externe deelnemers Kalender Vergadering omzetten naar een gestructureerde onenote pagina, waarop je dan verder vergaderverslag kan maken Kalender Planningsitems met een priv?-onderwerp Kalender Machtiging geven aan anderen Kalender Bijlagen en links toevoegen in een vergadering en deze dan hergebruiken in onenote Kalender Automatisch weeknummers toevoegen in je agenda Taken Overzichtsschermen Taken Taken opzetten Taken Taken opvolgen Taken Taken toewijzen aan anderen Taken Taken aanmaken vanuit onenote B. KORTE NOTITIES OVER MEER DETAILS PER ONDERWERP EN "HOE" JE IETS DOET I. Algemeen: Startscherm organiseren voor optimaal overzicht: o Schermbeeld bij email o Diverse vensters schikken: o Mappenvenster o Leesvenster o Takenbalk o Personen o Andere belangrijke elementen: o Aantal regels voorbeeldbericht o Venster herinneringen o Kolommen toevoegen en vooral ook verwijderen o Weergeven emails als gesprek o Sorteren op diverse elementen o Hoe ? open emailvenster ; ga naar tabblad "beeld" ; daar vind je alle knoppen voor bovenstaande functies o Schermbeeld bij kalender: o Mogelijkheid om actuele taken (= deadline vandaag) te tonen onder kalender o Diverse methodes om te rangschikken. Beste: op einddatum o Hoe: Open scherm kalender; tabblad Beeld; knop Takenlijst vandaag o Algemeen (niet enkel voor Outlook !): Handige shortcuts via toetsencombinaties: Control + A Alles selecteren Control + D Alles verwijderen Control + C Alles kopi?ren Control + V Alles plakken Control + Q Bericht als gelezen markeren Control + U Bericht als ongelezen markeren Control + R Bericht beantwoorden Control + F Bericht doorsturen Control + Delete Gesprek negeren Control + Shift + M Nieuw bericht openen Control + enter Bericht verzenden Control + K Hyperlink toevoegen aan geselecteerde tekst Werken met categorie?n over deelapplicaties heen: o Zinvol voor o.a. volgende zaken: o Groeperen van mails, taken of contactpersonen o Zoeken binnen een categorie (= filter) o Ter info: gebruik van categorie?n laat ook toe de optionele tool van Microsoft te gebruiken om werklast te meten o Vooral heel handig bij taken en het behouden van overzicht daarin, maar sommigen gebruiken dit ook om contactpersonen te groeperen. II. Email: Organiseren inbox via folders: o Vooral manier om zaken gestructureerd bij te houden o Kan gebruikt worden in zoekfunctie (zoeken/hulpmiddelen voor zoeken/zoekcriteria/bladeren) o Zie ook verder: rules Signalen voor inkomende mails afzetten (geluid, pop-up, ...): o Kan zeker helpen om focus op bepaalde taken te houden, zonder steeds naar mailbox getrokken te worden o Discretie tijdens vergaderingen o Hoe aan- en afzetten: bestand/opties/email Gerelateerde berichten zoeken: o Essentieel om snel alle berichten die samen horen in ??n conversatie samen te zien o Meerdere manieren: o Beeld : toon als gesprek o Rechtermuisknop op mail/verwante items zoeken o Email openen, knop "verwante items" Standaardberichten aanmaken (via "quick parts"): o We typen heel dikwijls het zelfde of zeer gelijkaardige berichten o Drie mogelijke methodes om dat te "automatiseren", waarvan ??n de beste is ! o Korte berichten in een "handtekening" (= beetje misbruik van die functie"), beperkte mogelijkheden, o.a. in aantal karakters o Een opgemaakt bericht bewaren als template (op I, H, onedrive, ...) en het gewoon openen wanneer nodig o Quick Parts: demo hoe die te gebruiken: o Tekst aanmaken dan invoegen/snelonderdelen o Tekst gebruiken: ofwel manueel invoegen, ofwel via automatisch aanvullen: bestand/opties/email/editoropties/geavanceerd/suggesties automatisch aanvullen Dubbele berichten verwijderen via "opschonen": o Kijkt waar er gesprekken zitten en behoudt alleen (meestal) het laatste. o Gebeurt op basis van inhoud bericht ! o Super nuttig na verlof en andere langere afwezigheden ! Verzendopties: uitstellen ; prioriteit ; gevoeligheid: o Handig voor: o Uitstellen: o Je denkt nu aan iets voor later, maar wil niet dat je mail te lang in de inbox van de bestemmeling blijft hangen o Herinneringen sturen net voor een bepaald event dat lang vooruit gepland wordt o Prioriteit: o Beetje beheren van inbox van je bestemmeling o Gevoeligheid: o Jij neemt als sender minstens je verantwoordelijkheid om aan te geven dat je gevoelige info doorstuurt o Toekomstige verplichtingen GDPR ! o Hoe: o Opties/bezorging uitstellen o Opties/berichtopties (daar vind je dan al deze mogelijkheden) Gebruik van voting buttons: o Zeer handig voor eenvoudige bevragingen die met kort statement kunnen worden beantwoord o Hoe: o Opties/stemknoppen gebruiken o Waarden scheiden door ";" o Handig: opvolgen via knop "controleren" in verzonden bericht Vaak weerkerende email handelingen automatiseren via "snelle stappen": o Paar interessante voorbeelden: o Antwoorden en verwijderen o Doorsturen aan manager o Je kan ook zelf snelle stappen aanmaken, bv. antwoorden en verplaatsen naar een bepaalde folder Verwijderde emails automatisch leegmaken bij afsluiten: o Bestand/opties/geavanceerd Distributielijsten maken: o Verschillend van mailgroepen ! o Volledig in je eigen beheer o Kan wel doorgestuurd worden naar anderen Bepaalde mails automatisch naar een folder verplaatsen: o Via "rules" o Bestand/regels en waarschuwingen Bewaarbeleid instellen: o Voor ??n of meerdere items tegelijk vastleggen hoe lang ze bewaard moeten blijven o Opgelet: na verstrijken van deze periode worden de items verwijderd o Ook mogelijk om een "mapbeleid" te bepalen o Mogelijkheid om overzicht te krijgen van items die binnen de maand verwijderd zullen worden Out of office en andere rules: o Automatische antwoorden: o Tijdsbereik, zodat je niet kan vergeten uitzetten o Al dan niet te combineren met regels, zoals bv automatisch doorsturen naar koppelmaat o Welke elementen moet de tekst van een OOO bevatten ? o Toevoegen: OOO ??n keer per week per bestemmeling sturen (opzoeken hoe in te stellen) o Rules: o Al dan niet in kader van OOO of automatisch antwoord o "regels en waarschuwingen" mogelijk minder toegevoegde waarde dan regels gecombineerd met OOO Email onmiddellijk omzetten in......: o Al deze mogelijkheden zijn bedoeld om ellenlange mailkettingen en/of escalatie van de discussie te vermijden o Mailinhoud wordt telkens integraal en automatisch mee opgenomen in de vervolgactie! o Een vergaderverzoek: voor iets dat duidelijk meer diepgaande bespreking vergt o Een chatbericht: voor iets dat niet bewaard hoeft te blijven en kan besproken worden in korte heen en weer berichtjes o Een onenote pagina: voor mails die info bevatten waarop je een dossier verder wil uitwerken, of die input vormen voor een vergadering o Een Skype-telefoonoproep (voice of video) Andere: o Spellingchecker aanzetten in mail III. Kalender: Methodes om te zoeken naar vrije momenten, via "ruimte zoeken" en "planningsassistent": o Intern Doodle gebruiken is overbodig. Er zijn 2 methodes om zelf vrije momenten van collega's te vinden. Idealiter: combinatie van beide methodes: o Vergadering aanmaken / deelnemers toevoegen o Eerst "ruimte zoeken" o Grof, via de kleuren o Fijner via de "conflicten" o Detail verifi?ren via "planningsassistent" Skype vergadering inplannen met interne en externe deelnemers: o Kan in heel wat gevallen en fysieke verplaatsing vermijden o Belangrijke voordelen van Skypevergadering: o Zowel voor interne als externe gebruikers (gewoon via emailadres) o Groot aantal deelnemers mogelijk o Indien aangesloten op netwerkkabel is video meestal goed mogelijk o Documenten delen of presenteren op ieders scherm o Scherm overnemen o Chat - zeer nuttig indien iemands geluid uit staat :-) o Korte demo Vergadering omzetten naar een gestructureerde onenote pagina, waarop je dan verder vergaderverslag kan maken: o Zeer nuttig voor vergaderverslagen o Mogelijke methode: o Je bereidt alles voor in de agenda-item o Bijlagen en links kunnen in agenda-item worden toegevoegd o Bij start van vergadering: omzetten naar onenotepagina o Aanwezigen aanvinken o Onderwerpen uitklappen o Nota's toevoegen o Korte demo Planningsitems met een priv?-onderwerp: o Nuttig / nodig voor gevoelige onderwerpen en/of echt priv?zaken Automatisch feestdagen en weeknummers toevoegen in je agenda: o Bestand/opties/Agenda Delen agenda / machtigingen: o IV. Taken Overzichtsschermen: o Diverse rangschikkingen mogelijk o Kolommen naar wens aan te passen Taken opzetten: Taken opvolgen: Taken toewijzen aan anderen: o Zeer handig in team o Kan aan ??n of meerdere personen o Opvolging in eerste instantie door diegene aan wie taak toegewezen werd o Staat ook wel in jouw takenlijst, maar wordt niet geupdate Taken aanmaken vanuit onenote: o E?n van de handigste integraties tussen onenote en outlook ! o Dient wel apart te gebeuren van de "actie-box" in onenote o Taak wordt gevlagd in de nota's en wordt toegevoegd aan takenlijst in outlook o M?t link naar de tekst ! o Wel beetje opletten hoe je je tekst structureert, anders krijg je soms weinig veelzeggende taken