Team- en planningstool

Beste freelancer, We kunnen dit schooljaar (v??r eind augustus dus) een maximum van 11.000EUR + BTW investeren in de ontwikkeling van plannings- en teamsoftware. Onze organisatie organiseert chathulpverlening voor leerlingen en ouders in Vlaanderen. De chat wordt bemand door momenteel ongeveer 190 medewerkers die elk ongeveer 1 keer om de 4 weken een chatblok van 2 tot 3u op zich nemen. Tegelijkertijd (op hetzelfde moment) chatten momenteel meestal 3 tot 6 medewerkers. De planningstool heeft volgende doelstellingen: -Ervoor zorgen dat medewerkers op basis van hun voorkeuren automatisch kunnen ingepland worden in de chatplanning. -Ervoor zorgen dat de planning op een overzichtelijke wijze beschikbaar wordt gesteld van chatmedewerkers. -Ervoor zorgen dat nadat de planning opgesteld werd, vlot aanpassingen kunnen gedaan worden door de admin en door de operatoren zelf (wissels, extra chatblokken vrijgeven,...). -Zorgen voor een goede communicatie over de planning tussen operatoren onderling en tussen admins en operatoren. De planningstool wordt indien mogelijk gekoppeld aan de SIT-tool, de chatsoftware die we gebruiken voor onze organisatie. Hierin zijn reeds opgenomen: -Naam, voornaam van elke chatmedewerker -Mailadres van elke chatmedewerker -Discipline van elke chatmedewerker (arts, PMW, MW, PPC/PPW) De planningstool heeft 3 onderdelen: 1. Het admin gedeelte -Via het admin gedeelte worden een aantal zaken ingesteld: oDe concrete chatblokken (bv: maandag 14-17u, 16.45-19.15u, 19-21.30u, enz.) oP?r dag in de planningsperiode: Hoeveel medewerkers er nodig zijn voor elk chatblok. Kan standaard ingesteld worden dat er bv elke maandagnamiddag 3 mensen nodig zijn, elke maandagavond 5 mensen, enz., maar mo?t per dag aanpasbaar zijn (bv om extra operatoren te kunnen inschakelen de laatste 2 dagen van het schooljaar als we veel vragen over studiekeuze verwachten) oBegin- en einddatum van de 7 vakantieperiodes waarin de chat open is, feestdagen, data sluitingsperiodes,... oStart- en einddatum van een bepaalde planningsperiode (meestal per schooljaar) -Verder bevat het admin gedeelte een dashboard, waarop je kan zien: oHoe vaak elke medewerker reeds effectief gechat heeft in een bepaalde periode (bv tijdens het huidige schooljaar) -Als alle voorkeuren erin zitten en als de admin kant ingesteld werd, kan met 1 druk op de knop een planning berekend worden. -Admins kunnen er: oEen overzicht zien van de medewerkers en de voorkeuren die ze hebben opgegeven op hun persoonlijke planningspagina (zie medewerkersgedeelte hieronder). oEen oproep doen bij de medewerkers om hun planningsvoorkeuren voor een bepaalde periode in te vullen (of te bevestigen wat ze eerder invulden). Duidelijk zien welke medewerkers of teams nog niet reageerden op de vraag om hun periodieke voorkeuren door te geven en deze medewerkers afzonderlijk terug oproepen om dit alsnog te doen (herinnering sturen) oCommuniceren met 1, alle, of een deel van de chatmedewerkers (bv met het oog op het doorgeven van de planning, maar bv ook om de medewerkers die in een bepaalde periode ingepland werden, een boodschap door te geven). oMedewerkers toevoegen aan een beschikbaar chatblok. En de mogelijkheid om een oproep te doen aan medewerkers om extra chatblokken in te vullen en deze oproep op te volgen. 2. Het medewerkers gedeelte In het medewerkersgedeelte kan elke operator in zijn persoonlijke planningspagina zijn vaste voorkeuren doorgeven: -Of ze individueel of als team willen ingepland worden (als ze als team ingepland worden, vormen ze samen een vast chatteam van max 3 operatoren) -Welke chatblokken haalbaar zijn (bv medewerker x wil liefst alleen op woensdagnamiddag chatten en niet in de kerstvakantie) -Voor elk kalenderjaar: of ze in pare, in onpare of in alle weken kunnen chatten -Ruimte voor 2 chatmedewerkers met wie ze graag samen ingepland worden (die kunnen ze selecteren in de lijst met namen van alle chatmedewerkers - als die andere medewerker bevestigt dat deze samen wil ingepland worden, is dit pas definitief in orde en worden die 2 collega's zoveel mogelijk gekoppeld in de planning) -Chatmedewerkers kunnen op de jaarkalender aangeven op welke dagen ze zeker niet beschikbaar zijn (bv op de verjaardag van hun kinderen, tijdens een week waarop ze vrij willen nemen,...). -Vakantieperiodes waarin ze niet kunnen chatten, kunnen ook aangegeven worden (herfstvakantie, kerstvakantie, krokusvakantie, paasvakantie, zomervakantie juli en/of zomervakantie augustus). Dit kan eventueel ook eenvoudig op de jaarkalender aangeduid worden. Medewerkers kunnen op hun persoonlijke planningspagina: -De planning bekijken (per week + alle momenten waarop zij ingepland werden in het verleden en in de toekomst) -De voorkeuren bekijken die ze in het verleden instelden. Deze voorkeuren kunnen ze te allen tijde aanpassen met het oog op toekomstige planningen. -Een chatbeurt vrijgeven en aangeven dat ze die sessie graag willen wisselen voor een ander chatblok -Een chatbeurt wegens omstandigheden vrijgeven (bv plotselinge ziekte), zonder te willen wisselen. (zie 'spoedprocedure' onderaan deze tekst) -Een overzicht zien van alle beschikbare chatblokken. -Een beschikbaar chatblok van een andere medewerker overnemen. 3. De planningssoftware zelf: -De planningssoftware houdt rekening met: oDe mogelijkheid om teams van max 3 operatoren telkens tezamen in te plannen. (deze teams zijn mensen die graag met hun twee?n of drie?n fysiek vanuit dezelfde ruimte samen chatten). Zij geven hun voorkeuren door als team en niet als individu. oEen goede spreiding van de chatbeurten over de planningsperiode (ze chatten nu bv gemiddeld 1 keer om de 4 weken. Er mag eens 3 weken tussen zitten en een keer 5 weken, maar liefst geen 2 weken na elkaar,...). oEen gelijke verdeling van het aantal chatbeurten per chatmedewerker, tenzij dit max aantal chatbeurten manueel aangepast wordt voor bepaalde medewerkers (bv als een medewerker de helft van het jaar in zwangerschapsverlof is, moet die de andere helft van het jaar ook maar gemiddeld 1 keer om de 4 weken chatten). oVoorkeuren van chatmedewerkers (tijdens welke chatblokken deze kan chatten, in welke vakanties deze niet kan chatten, of deze graag met een of 2 specifieke collega's chat,...) oHet bij voorkeur inplannen van minstens 1 medewerker van de medische discipline tijdens elk chatblok, voor zover dit technisch mogelijk is. -De planningssoftware is in staat om: oEen planning op te stellen die meteen definitief is, maar waarin medewerkers nog chatblokken kunnen vrijgeven (om zich dan op een ander moment aan te duiden). Dus 1 planning voor sept bv en 1 voor de rest van het schooljaar. Als er dan later extra slots open komen, dan kunnen medewerkers zich daar gewoon zelf op inschrijven. oDe definitieve planning in een mooi gelay-oute versie ter beschikking te stellen voor de operatoren (zowel de planning per week (overzicht) als de planning voor elke operator afzonderlijk). oEen bestaande planning aan te vullen met extra chatblokken, bijvoorbeeld omdat een bepaalde situatie (bv coronacrisis) het inzetten van m??r medewerkers of nieuwe openingsuren vereist. oZonder dat de admin daarmee belast wordt en zonder dat er telkens x aantal mails verstuurd moeten worden: ?Medewerkers aan te laten geven welke chatsessies ze graag willen ruilen of vrijgeven (bv omdat ze ziek zijn, omdat ze die avond niet meer vrij zijn,...) ?Medewerkers extra vrijgekomen chatbeurten te laten opnemen oMedewerkers meldingen te geven dat er chatsessies beschikbaar zijn (om te ruilen of om gewoon in te vullen): Bv 1x / week als het over de langere termijn gaat, een spoedprocedure als het over dringende wissels gaat (bv: Ik ben nu, op 14u, ziek en om 17u moest ik normaal chatten). oMedewerkers de werkdag voor hun chatbeurt via mail te herinneren aan het feit dat ze moeten chatten. oIndien een chatmedewerker geen toegang meer heeft tot de SIT-tool (bv omdat deze niet meer bij het CLB werkt), diens chatbeurten ook automatisch vrij te geven in de planning. REST API De plannings- en teamsoftware moet vlot communiceren met de data in de SIT-tool. Hiervoor is een API nodig. Die kan ontwikkeld worden door de ontwikkelaar van de SIT-tool.