Sr. Programma Assistente OZJ

Functieomschrijving Voor de programmamanagers van beide programma's zijn we op zoek naar twee ervaren programma assistentes (PA/Directiesecretaris/esse). Je bent gedreven en comfortabel in je rol. Iemand die makkelijk overzicht houdt op zowel de korte als lange termijn planning. Verantwoordelijkheden o Ruime ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving en voelt je hierin op je gemak. o Pro-actief inspelen op de veranderlijkheid van de omgeving. o Ondersteuning bieden aan programmamanagers zodat zij zich volledig kunnen focussen op hun rol. o Zorgen voor een goed gebalanceerde agenda met de juiste prioriteiten qua (complexe) afspraken. o Ruimte bieden om zaken uit te werken en inlooptijd voor collega's. o Vertalen van overlappende onderwerpen van beide programma's naar de agenda's. o Anticiperen en acteren op signalen uit de omgeving (kantoor, inbox etc.). Teamstructuur Je vormt samen met nog een programma assistent(e) van gelijk niveau en een ondersteunende secretaresse het programmasecretariaat voor beide platforms/programma's. De ondersteunende secretaresse helpt met het maken van eenvoudige afspraken, het boeken van zalen en locaties en het ondersteunen van het directe kernteam. Secretariaat opzetten Je hebt ervaring met het opzetten van een secretariaat. De inhoudelijke samenwerking tussen het Platform en het OZJ is nog in opbouw en krijgt al lopende vorm. De behoefte aan een gedegen programmasecretariaat is er nu, wat betekent dat het secretariaat nog opgezet moet gaan worden en vorm moet gaan krijgen. Hierin ligt een belangrijke rol voor jou, om dit samen met je twee collega's op te gaan zetten en te vormen tot een soepel draaiende rots in de branding voor de twee programmamanagers en de directe collega's. Opleidisngsniveau o HBO Eisen o HBO werk- en denkniveau o Minimaal 10 jaar werkervaring als management assistent(e) waarvan de laatste 5 jaar binnen een politiek-bestuurlijke omgeving o Aantoonbare werkervaring met opzetten van een (programma/directie)secretariaat (moet blijken uit cv en beantwoording van de casus) Wensen o Aantoonbare werkervaring in de rol van PA/directie-assistent in een omgeving waar meerdere stakeholders (bijv. gemeenten, ketenpartners, in publiek-private samenwerkingen met verschillende belangen samen moeten werken. Tussen o Aantoonbare werkervaring met het opzetten en aansturen van een secretariaat o Aantoonbare werkervaring in de rol van PA/directie-assistente op het niveau van Rijksoverheid directies (DG's, MA's etc) o Uitwerking van de casus(zie bijlage); kandidaat laat in de uitwerking van de casus zien dat het duidelijk is welke stappen ondernomen dienen te worden, bij het opzetten van een secretariaat en hoe de kandidaat dit combineert met de persoonlijke ondersteuning van een directeur De uitwerking van de casus betreffen aandachtspunten, te nemen stappen en voorbeelden die niet aansluiten bij de visie en werkwijze van de PSD = 0 punten De uitwerking van de casus betreffen aandachtspunten, te nemen stappen en voorbeelden die voldoende aansluiten bij de visie en werkwijze van de PSD = 50 punten De uitwerking van de casus betreffen aandachtspunten, te nemen stappen en voorbeelden die volledig aansluiten bij de visie en werkwijze van de PSD = 100 punten 20%