Programmasecretaris Economie, Kunst & Cultuur en Democratisering

Opdrachtomschrijving Als Programmasecretaris ben je een belangrijke spil in een dynamische omgeving. Het werk is afwisselend. Je ondersteunt de programmamanager op de domeinen Economie, Kunst & Cultuur en Democratisering. Dit betreft een tijdelijke opdracht voor de duur van 6 maanden i.v.m. verlof huidige collega. Werkzaamheden Advisering en ondersteuning Advisering en ondersteuning van de programmamanager op inhoudelijk, organisatorisch en procesmatig niveau voor de binnen het programma vallende thema's en hoe deze het beste kunnen landen in de gebiedsagenda's en gebiedsplannen. Monitoring van projecten Het monitoren van de uitvoering van projecten o.l.v. de programmamanager op impact, samenhang en budget. Organiseren van bijeenkomsten Organiseren van bijeenkomsten en de voorbereiding van projectgroepen en overleggen. Voorbereiden van (programma)management-overleggen, bestuurlijke overleggen en externe overleggen, inclusief het opstellen van bijhorende stukken als opleggers. Tevens het verzorgen van bestuurlijke besluitvorming, dit doe je uiteraard in samenspraak met je collega's. Bewaking en rapportage De bewaking, rapportage, voortgang van projecten, budgetten en beslismomenten en adviseert de programmamanager hierover. Actualisatie van jaarprogramma's en documenten. Afstemming en relatiebeheer Afstemming met o.a. gebiedsmakelaars om de opgave te bepalen en eventuele maatregelen te toetsen, plus het opbouwen en onderhouden van relaties met collega's en externe partijen. Archivering Het archiveren en vormen van dossiers. Communicatie Communicatieberichten, stafstukken, verslagen en notities schrijven en het voorbereiden voor de weekstart. Gemeentelijke organisatie De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/. De opdrachtgever(s) Stadsdeel Nieuw-West is een van de 7 stadsdelen van de gemeente Amsterdam, ook wel het "groene stadsdeel" genoemd. De gebiedspool is ??n van de organisatieonderdelen van het stadsdeel. De gebiedspool Nieuw-West levert expertise en menskracht voor de uitvoering van gebiedsplannen, uitvoeringsplannen, programma's en projecten in het stadsdeel. Primair in opdracht van gebiedsmanagers, secundair in opdracht van stadsdeelmanagers uitvoering en van de stadsdeelmanager staf. De gebiedspool is een flexibele, innovatieve, hands-on afdeling waar uitwisseling van kennis en mensen tussen stadsdeel en RVE's mogelijk wordt gemaakt. De focus ligt op menskracht beschikbaar houden en/of krijgen om te werken aan opgaven en bij te dragen aan resultaten in gebieds- en uitvoeringsteams en in project- en gebiedsoverstijgende programmateams. Opleidisngsniveau o WO Eisen o Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met projectmanagement o Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring in een politiek-bestuurlijke organisatie o Eis - Werk- en denkniveau De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over WO werk- en denkniveau. Wensen o Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het opbouwen van een relevant netwerk o Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft gerichte recente werkervaring bij de overheid, het liefst de gemeente Amsterdam o Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft ervaring binnen een stadsdeel