Programma Ondersteuner Strategische Huisvesting

Functieomschrijving Als programma-ondersteuner maak je deel uit van het strategisch huisvestingsteam. Je voert zowel ondersteunende secretari?le, administratieve en/of organisatorische werkzaamheden uit. Secretari?le taken o Archiveren o Voorbereiding van vergaderingen o Verzorgen van schriftelijke correspondentie o Bewaken van de voortgang van informatiestromen o Onderhouden van administratieve procedures o Relaties te woord staan, informatie verstrekken en doorverwijzen Facilitaire taken o Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen o Wat daarvoor en daarbij nodig is Dagelijkse werkzaamheden o Agendabeheer/Plannen afspraken o Ruimtes reserveren o Bezoekers/leveranciers aanmelden en begeleiden o Zorg dragen voor een actuele en correcte administratie o Het beheren van het Teams kanaal/SharePoint archief van het SHT o Verzorgen van communicatie uitingen (flyers/poster/intranet meldingen) o Het afstemmen met bewoners/floormanagers over werkzaamheden o Ondersteunen van de programma/projectmanagers o Projectondersteuning SHT o Uitvoeren van inventarisatiewerkzaamheden o Bijdragen aan programma invulling o Meldingenbeheer in Topdesk voor de locatie Spaklerweg Werktijden Kantoor/Thuis werken = 75%/25%, dinsdag en donderdag op kantoor aanwezig zijn. We werken op de locaties Hoofdkantoor en Spaklerweg. Opleidisngsniveau o MBO Eisen o Onderstaande eisen zijn harde eisen. Wanneer niet aantoonbaar wordt de offerte terzijde gelegd. Competenties en opleidingsniveau zullen worden getoetst tijdens het match gesprek. e is e n o Minimaal afgeronde relevante opleiding op MBO niveau o Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in vergelijkbare functies in de afgelopen 5 jaar o Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met projectmatig werken in de afgelopen 5 jaar o Kennis van Microsoft Office, Excel, Sharepoint, Outlook, MS Teams o Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift o De kandidaat dient te beschikken over de volgende competenties: 1. verbinden: medewerkers motiveren, verbinden en de samenwerking stimuleren zowel binnen als buiten het team bemaling. 2. duidelijk communiceren: goed je eigen menig kunnen onderbouwen met heldere argumenten. 3. leiderschap: doelmatig ,resultaatgericht zijn, kunnen overtuigen en klantgericht werken. innovatief: Innovatief zijn, idee?n verbeteren en probleemoplossend werken? 5. Planmatig: organisatievermogen, zorgvuldig, planmatig en resultaatgericht kunnen werken. 6. Stressbestendig. je bent in staat om onder tijdsdruk te kunnen werken en je kunt goed schakelen. 7. Analytisch; In staat om hoofd- en bijzaken te scheiden. Deze competenties worden getoetst in een gesprek Wensen o Opleiding management ondersteuning en/of Programma o Ervaring met/in gebouwbeheer en huisvesting o In bezit rijbewijs B o Ervaring met werken bij een (semi) overheid