Plaatsvervangend Directeur IPM (24 uur per week)

Aanleiding De IPM organisatie staat voor een aantal grote opgaven, waaronder: o Verbetering van de eigen bedrijfsvoering binnen de IPM-kolom. o Het inbedden van de nieuwe Utrechtse organisatie cultuur die zich toespitst op Duidelijkheid, Resultaatgerichtheid en Aanspreekbaar (DRA). o Het regisseren van de procesverbeteringen binnen de gemeente Utrecht alsmede het optimaliseren van de ondersteunende informatiehuishouding, mede in het licht van de bezuinigingsopgave. o Het rationaliseren van het applicatie- en ICT-landschap. De totale portefeuille van de directeur IPM, tevens CIO, is momenteel te groot om deze grote opgaven met voldoende aandacht en effectiviteit te delegeren naar de MT-leden en als volwaardig dagelijks opdrachtgever te fungeren. Tijdelijke opgavemanager IPM Om de directeur IPM te onlasten, wordt extern een tijdelijke opgavemanager gezocht. Deze opgavemanager neemt de dagelijkse opdrachtgeversrol over van de directeur en fungeert daarin als plaatsvervangend directeur IPM. De directeur blijft opdrachtgever van de opgaven, maar belegt de dagelijkse opdrachtgeving bij de opgavemanager. Dit betekent: o Elke opgave decomponeren tot SMART individuele opdrachten voor elk MT-lid. o Het overeenkomen met, en beleggen van deze individuele opdrachten bij de MT-leden. o Het bewaken van de samenhang van de individuele opdrachten. o Het toezien op de voortgang van de individuele opdrachten. o Het toezien op kwalitatieve rapportages door de opdrachtnemende MT-leden. o Het coachen/faciliteren van de MT-leden in het wegnemen van belemmeringen. o Het afhandelen van escalaties en door-escaleren naar de directeur IPM indien nodig. o Sparringspartner voor de directeur IPM om de strategie van de IPM-kolom aan te scherpen en te werken aan een verbeterde governance, stakeholdermanagement, organisatie inrichting en werkomgeving/cultuur. Kenmerken kandidaat We zoeken een kandidaat met de volgende kenmerken: o Minimaal 5 jaar ervaring in interim en/of programmadirecteurs rollen op strategisch niveau binnen een omvangrijke, politiek-bestuurlijke setting, liefst in de lokale overheid. o Ervaring in organisatieontwikkeling die gericht is op het taakvolwassen maken van teams, het versterken van strategische kracht en het verbeteren van de dagelijkse aansturing. o Aantoonbare en meerjarige kennis en ervaring op het gebied van ICT en informatiemanagement, idealiter opgedaan bij G4 of 100K plus gemeentes. o Aantoonbare en meerjarige ervaring met rationalisatie van applicatielandschappen. Daarnaast zien we graag dat de kandidaat: o Actief de verbinding aangaat en collega's stimuleert dit ook te doen. o Uitstekend kan communiceren. o De moed heeft om standpunten in te nemen, richting te bepalen en initiatief te nemen. o Vertrouwen uitstraalt en overtuigend kan zijn. o Begrip en gevoel heeft voor de complexiteit van bestuurlijke en politieke verhoudingen. Invulling van de functie o De inzet is gemiddeld maximaal 3 dagen per week. o Het contract is op uurbasis. o De gewenste startdatum is 2 september 2024. o De te contracteren einddatum is 31 december 2024, met optie tot verlenging tot maximaal 2x een half jaar. o De opgavemanager valt direct onder hi?rarchische en functionele aansturing van de directeur IPM. o In functionele zin fungeert de opgavemanager hierin als plaatsvervangend directeur IPM. o Er worden geen formele mandaten uit het mandatenregister toegekend aan de opgavemanager. o Indien selectiegesprekken noodzakelijk zijn, worden deze gevoerd door directeur IPM (Dennis Kerssens) en plv hoofd CIO-Office (Bob Strookappe). o We nemen maximaal 5 kandidaten in behandeling. o De inschrijfperiode is tot 5 werkdagen na publicatie. o Op 29-8-2024 worden de inschrijvingen beoordeeld. Indien noodzakelijk worden in de week van 2 september selectiegesprekken gehouden. o Het uurtarief is maximaal EUR 165,00 per uur. Nadere duiding van de opgaven Verbetering van de eigen bedrijfsvoering binnen de IPM-kolom Er lopen diverse acties om in control te komen op de bedrijfsvoering en opdrachtenportefeuille van de IPM-kolom. Deze activiteiten moeten in samenhang worden gebracht en in samenhang worden gemanaged. Onder deze activiteiten valt ook de opdracht tot financi?le doorlichting van de IPM-kolom. Deze opdracht is momenteel in voorbereiding en zal naar verwachting per 1 september extern zijn gegund. Door het programmamanagementbureau is een voorstel uitgewerkt om gestructureerd en stapsgewijs in control te komen. Dit voorstel moet verder worden gebracht door het voorstel te laten challengen door de MT-leden en andere betrokkenen en vervolgens in uitvoering worden gebracht. Om beter zicht, grip en sturing te geven aan alle opgaven, is een sturingswerkwijze ge?ntroduceerd binnen IPM met gebruikmaking van een Obeya-bord, Onepagers en maandrapportages. De verankering van deze sturingswijze in de verschillende overlegstructuren van IPM is nog niet voldoende ingeregeld. Het MT-IPM heeft een aanzet gemaakt tot een IPM-strategie en meerjarenplanning. Deze aanzet moet nog worden vervolmaakt en parallel hieraan in uitvoering worden gebracht. Het inbedden van de nieuwe Utrechtse organisatie cultuur die zich toespitst op Duidelijkheid, Resultaatgerichtheid en Aanspreekbaar (DRA) Vanuit de gemeente Secretaris is een organisatieverandering gestart onder de werktitel DRA. Deze DRA-doelstellingen dienen zichtbaar te zijn/worden verankerd in de werkwijze van IPM en in alle verbetertrajecten van IPM. Waar nodig, zullen aanvullende DRA-initiatieven moeten worden ge?ntroduceerd. Het regisseren van de procesverbeteringen binnen de gemeente Utrecht alsmede het optimaliseren van de ondersteunende informatiehuishouding, mede in het licht van de bezuinigingsopgave In de rol van CIO is de directeur IPM stelsel verantwoordelijk voor alle informatie en procesmanagement binnen de gemeente Utrecht. In het kader van de gemeente brede bezuinigingsdoelstellingen zijn hervormingsmaatregelen gedefinieerd. E?n daarvan is 'Automatisering inzetten voor procesverbeteringen'. Deze maatregel zit nog in opstartfase en dient nog te worden belegd bij de MT-leden, nader te worden uitgewerkt en in uitvoering te worden gebracht. In het kader van een verbeterde bedrijfsvoering binnen de gemeente Utrecht is ook een aantal speerpunten geformuleerd. IPM heeft bij te dragen aan deze speerpunten. Deze bijdrage moet nog worden gemobiliseerd. Bovendien is de directeur IPM namens de Concernafdelingen ook trekker/portefeuillehouder van ??n van de speerpunten, te weten 'procesverbetering en automatisering van de bedrijfsvoering'. De samenhang met de eerder genoemde hervormingsmaatregel 'Automatisering inzetten voor procesverbeteringen' moet nauwlettend worden bewaakt. De vier speerpunten zijn: o Centraliseren en prioriteren o Kaderstelling en handhaving o Capaciteit en kwaliteit o Procesverbeteringen en automatisering van de bedrijfsvoering Het rationaliseren van het applicatie- en ICT-landschap De informatiehuishouding van de gemeente Utrecht en het ondersteunende applicatielandschap is op onderdelen onnodig divers en soms ook dubbel uitgevoerd. Er lopen diverse programma's om hier verbeteringen op door te voeren. In het kader van de bezuinigingsopgave is hier versnelling op nodig. Die versnelling wordt in ieder geval gezocht in het rationaliseren van het applicatielandschap, zodat onder andere dubbelingen uit het IT/OT-landschap worden verwijderd, de customizing in het applicatie landschap wordt teruggemanaged, applicaties alleen op need-to-have basis beschikbaar worden gesteld (waaronder ook het terugmanagen van de printerfaciliteiten). Deze rationalisatie-opgave moet nog worden geconcretiseerd en opgestart. Organisatie Gemeente Utrecht De directie op concernniveau bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, twee directeuren gericht op 'Gezond Stedelijk Leven voor Iedereen', en een directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening. Zij zijn hi?rarchisch verantwoordelijk voor diverse eindverantwoordelijke directeuren en concernmanagers, die zich bezighouden met de uitvoering, het beleid en de algemene bedrijfsvoering van het concern. Deze groep van leidinggevenden wordt 'de 20' genoemd. Samen zijn zij verantwoordelijk voor het sturen van de brede opdrachten en taken binnen onze ambtelijke organisatie. Directeur IPM geeft leiding aan de IPM-kolom en is onderdeel van deze '20'-groep en rapporteert aan de directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening. IPM-kolom De IPM-kolom bestaat uit de volgende organisatie-onderdelen: o Domstad IT (DIT). Deze levert generieke ICT-diensten en -producten. o CIO-Office. Deze zorgt voor het ICT-beleid, adviseert en ondersteunt de directeur IPM en monitort en faciliteert de gehele gemeentelijke organisatie in het implementeren van het ICT-beleid. o Decentrale IPM organisatie, ingedeeld in vier domeinen, te weten Publieke dienstverleningsdomein, Sociaal domein, Fysiek domein en Bedrijfsvoeringsdomein. Deze zorgen voor het informatie- en procesmanagement dat specifiek is voor de betreffende organisatieonderdelen. DIT en CIOO vallen zowel hi?rarchisch als functioneel onder de verantwoordelijkheid van de directeur IPM. De decentrale IPM-onderdelen vallen onder de functionele verantwoordelijkheid van de directeur IPM. Opleidisngsniveau o WO Eisen o Kandidaat heeft aantoonbaar werk- en denkniveau op WO-niveau. o Kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring in interim en/of programmadirecteursrollen op strategisch niveau binnen een omvangrijke, politiek-bestuurlijke setting, liefst in de lokale overheid. o Kandidaat heeft ervaring organisatieontwikkeling die gericht is op het taakvolwassen maken van teams, het versterken van strategischde kracht en het verbeteren vabn de dagelijkse aansturing. kandidaat hieraan voldoet o Kandidaat heeft aantoonbare en meerjarige kennis en evaring op het gebied van ICT en informatiemanagement, idealiter opgedaan bij G4 of 100KK plus gemeentes. o Kandidaat heeft aantoonbare en meerjarige ervaring met rationalisatie van applicatielandschappen.