Office manager

Beste freelancer, Voor een goede en leuke klant van ons zoeken wij per direct een office manager. De huidige office manager verlaat hen op 1 mei en voor een gedegen overdracht is een snelle opstart erg gewenst. De klant in kwestie optimaliseert asset management voor bedrijven om innovatiever en kosten effectiever om te gaan met complexe en kapitaalintensieve systemen (een hele mond vol, maar niet iets waar je direct kennis van moet hebben). Wij zoeken iemand die in april kan opstarten, liever vroeg dan laat, en ongeveer 16 uur/week inzetbaar is. De rol splitsen wij in (grofweg) 7 activiteiten; 1. Contact onderhouden met hun netwerk (samenwerkingspartners) om marketing kansen te signaleren. Ook het bijhouden van hun marketing kalender valt hier onder. 2. Het organiseren van online events (webinars, bijdragen van de organisatie aan conferenties, symposia) in Microsoft Teams, passend in marketingcampagnes. Dit in samenwerking met de marketeer (welke zorgdraagt voor de marketingcampagnes). Zorgdragen voor online bekendheid in Social Media, eigen website/LinkedIn pagina's en websites van anderen en posts over events (met eventueel video-opname) op LinkedIn, Youtube, en eigen website (Wordpress). Dit niet alleen zelf doen, maar ook zorgen dat het gehele interne team online actief is. Goede beheersing van Nederlands is vereist, Engels is een pr?. 3. Bij start van een nieuwe klant een klantproject aanmaken en daarna bijhouden van projectdossiers in Microsoft Teams / Sharepoint. Projectdossiers vormen de basis voor; a) Werk projectteam b) Communicatie naar deelnemers uit klantorganisatie c) Communicatie over project t.b.v. marketingdoeleinden Hierbij wordt ook verwacht dat je projectmedewerkers stimuleert zelf content te cre?ren t.b.v. communicatie doeleinden. Verder finetunen van de content zodat dit ook technisch gezien geplaatst kan worden op bijv. website, LinkedIn posts, etc.. 4. Organiseren van workshops (fysiek en online); a. Plannen en deelnemers inventariseren b. Uitnodigingen versturen c. Verslaglegging (door aanwezigheid of op basis van opnames, transcriberen m.b.v. geautomatiseerde tools) d. Content-creatie over de workshops (op basis van verslaglegging) e. Communicatie in de vorm van blogs/posts over de workshops op LinkedIn / eigen website. Zorgdragen dat teamleden hierin ook actief zijn. 5. Opstellen van tussen- en eindrapportages op basis van een template (in Powerpoint, Word en HTML/CSS). Templates maken onderdeel uit van ons Agency Deck. Beheren en bijwerken van templates op basis van nieuwe inzichten i.s.m. projectleiders. 6. Administratief werk (offertes, facturen en boekingen m.b.v. Twinfield) 7. Spin in het web voor interne organisatie (inplannen en organiseren meetings en events voor eigen mensen: kwartaal meetings, uitje) Om een indicatie per activiteit te geven hoeveel procent van je werk daar (naar schatting) ligt; 1. 10% 2. 25% 3. 10% 4. 20% 5. 15% 6. 10% 7. 10% De rol kan voornamelijk (80%) op afstand uitgevoerd worden met af en toe een bijeenkomst. Zo een (interne) bijeenkomst is op locatie en gebeurd ongeveer 1 tot 2 keer per kwartaal. Wellicht zijn er daarnaast nog bijeenkomsten bij klanten, maar verder kan alles vanuit huis uitgevoerd worden. Zij beginnen de week altijd met een weekstart, waarin de planning en agenda's bijeen gelegd worden om die week zo goed mogelijk voor iedereen te plannen. Het liefst zetten zij twee en een halve dag vast, maar flexibiliteit is zeker aanwezig. Uiteraard is de verwachting dat dit twee kanten op werkt. Ben jij de juiste man/vrouw voor bovenstaande job en op de korte termijn ongeveer 20 uur per week inzetbaar? Reageer dan direct middels je CV via onderstaande button ?f stuur dit naar [email protected]!