management assistant regio mechelen

voor deze opdracht zoekt onze klant in de regio mechelen een ervaren management assistant. je treedt op als een echte duizendpoot die in staat is om meerdere prioriteiten te beheren, de operationele werkdruk te verlichten en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen efficiënt verloopt. als management assistant ondersteun je senior stakeholders en zorg je voor een soepele dagelijkse gang van zaken binnen de organisatie. het betreft een hands-on ondersteunende rol op senior niveau waarin executive assistance, administratie, evenementencoördinatie en office management samenkomen.

de opdracht en taken

• executive assistance: beheer complexe agenda's voor meerdere stakeholders, plan vergaderingen in en verzorg de logistiek zoals ruimtes, materialen en coördinatie, en ondersteun het leiderschap bij de dagelijkse planning.
• administratie en mailboxbeheer: beheer de gezamenlijke mailbox en prioriteer binnenkomende verzoeken, handel administratieve opvolgingen af waaronder aankooporders, reizen en onboardingprocessen, en ondersteun de logistiek rondom aanwervingen zoals apparatuur en onboardingcoördinatie.
• evenementencoördinatie: organiseer en ondersteun interne en externe evenementen zoals bedrijfsbijeenkomsten, teammeetings en klantevenementen, coördineer alle praktische aspecten zoals logistiek, communicatie en planning, en zorg voor een vlekkeloze uitvoering en opvolging.
• office en facilities support: beheer kantoorartikelen en de dagelijkse kantoorbehoeften, ondersteun facilitaire onderwerpen zoals badges, leveringen, postbehandeling en leveranciers, en zorg voor een goed functionerende en georganiseerde werkplek.
• projectondersteuning: ondersteun ad-hoc projecten inclusief initiatieven gerelateerd aan l&d, en bied administratieve en operationele assistentie over verschillende teams heen.
• communicatie: fungeer als het centrale aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders, en waarborg een vlotte en gestructureerde communicatiestroom.

vereist profiel en vaardigheden

• je beschikt over 4 tot 5 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol als executive of management assistant.
• je hebt ervaring in een dynamische omgeving met meerdere stakeholders.
• je hebt het vermogen om een hoge werkdruk te prioriteren, structureren en beheren.
• je brengt ervaring mee die administratie, coördinatie en operationele ondersteuning combineert.
• sterke organisatorische en planningsvaardigheden.
• het vermogen om gelijktijdig meerdere prioriteiten te beheren.
• ervaring met executive support zoals agendabeheer en coördinatie.
• een hands-on en proactieve instelling.
• sterke communicatieve vaardigheden in zowel het nederlands als het engels.
• solide kennis van ms office 365, met de nadruk op outlook.
• het vermogen om zelfstandig te werken en eigenaarschap te tonen.
• een flexibele instelling zonder strikte 9-tot-5 mentaliteit.
• nice-to-haves: ervaring in evenementenorganisatie of -coördinatie, ervaring met office management of facilitaire ondersteuning, affiniteit met projectondersteuning of l&d-initiatieven, vertrouwelijkheid met tools zoals copilot of automatiseringstools, en ervaring in een snelgroeiende of corporate omgeving.

praktische informatie

• startdatum: zo snel mogelijk (asap).
• duur: tot einde 2026 met optie op verlenging.
• arbeidsregime: voltijds.
• locatie: maximale aanwezigheid op kantoor in de regio mechelen.
• vergoeding: € 360 per dag.