Freelance Financial Project Controller - FTI Leuven

Vacature: Freelance Financial Project Controller - FTI Leuven 2026 – Life Changing

Leuven MindGate organiseert in opdracht van Vlaio de Leuvense editie van ‘Flanders Technology and Innovation'. Voor de voorbereiding en realisatie van FTI Leuven 2026 zoeken we een freelance Financial Project Controller die hands-on instaat voor de financiële opvolging en rapportage van het festival, zowel intern als extern richting onze opdrachtgever VLAIO.

Over FTI Leuven

FTI (Flanders Technology & Innovation) is een initiatief van de Vlaamse regering rond technologie en innovatie, met als doel elke Vlaming met vertrouwen naar de toekomst te laten kijken en Vlaanderen te positioneren als innovatieve regio.

Een belangrijk onderdeel van FTI zijn zes stadsfestivals in Vlaanderen. Leuven is één van de gaststeden. Na een eerste editie in 2024 bouwt Leuven MindGate in 2026 verder aan FTI Leuven, met gezondheid als centraal thema. In oktober 2026 brengt FTI Leuven duizenden burgers, bedrijven, onderzoekers en beleidsmakers samen rond ‘Bovenmenselijk, Bovenal menselijk’,

Jouw rol
Als Financial Project Controller ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse financiële opvolging van het festival. Je zit dicht op de cijfers, werkt praktisch en gestructureerd, en zorgt ervoor dat budgetten, forecasts en rapportages altijd correct en up-to-date zijn.
Je combineert operationele opvolging met heldere rapportering
Jouw verantwoordelijkheden
Hands-on budgetopvolging
Actieve opvolging van het totale festivalbudget en deelbudgetten per format
Registreren, controleren en structureren van kosten en inkomsten
Signaleren van afwijkingen en proactief voorstellen van bijsturingen
Opvolgen van timing van uitgaven en cashflow
Samenwerking & proces
Nauwe samenwerking met de festivaldirecteur
Afstemmen met productie en programmatie en partners
Mee opzetten en onderhouden van duidelijke financiële templates en workflows, en dashboarding

Jouw profiel
Je hebt ervaring als financial (project)controller
Je werkt graag hands-on en voelt je comfortabel in operationele opvolging
Je bent nauwkeurig, gestructureerd en communicatief
Je kan financiële informatie helder vertalen naar een niet-financieel team
Ervaring met events, festivals of complexe projecten is een troef
Tijdsinspanning & praktisch
Statuut: freelance
Timing & inzet:
Startfase (midden mei – zomer 2026): gemiddeld 1 dag per 2 weken
Intensieve fase (laatste 3 maanden voor het festival): gemiddeld 1 dag per week
Nazorg & rapportage: in overleg
Locatie: hybride (Leuven / remote)
Samenwerking: rechtstreeks met festivaldirecteur en Leuven MindGate
Waarom FTI Leuven?
Je werkt mee aan een maatschappelijk relevant stadsfestival
Je krijgt een duidelijke, afgebakende rol met vertrouwen en autonomie
Je zit dicht bij de kern van de organisatie en besluitvorming
Je draagt bij aan een project met langetermijnvisie (trilogie tot 2030)