Flexpool Frontoffice

Doel van de opdracht: Gemeente Katwijk heeft behoefte aan ??n partij met een pool van inhuurpersoneel (medewerkers Frontoffice) waar de gemeente een beroep op kan doen als zij behoefte heeft om pieken, verlof en ziekte op te vangen. Kernverantwoordelijkheden: o Documentverstrekking: Verwerken van aanvragen en verstrekken van paspoorten en rijbewijzen. Dit omvat het controleren van de benodigde documentatie, het invoeren van gegevens in de relevante systemen en het waarborgen van de nauwkeurigheid van de verstrekte informatie. o Klantenservice: Bieden van hoogwaardige klantenservice aan burgers die reisdocumenten aanvragen. Dit omvat het beantwoorden van vragen, het verstrekken van informatie over de vereiste documenten en procedures, en het helpen van aanvragers bij het invullen van formulieren. o Gegevensbeheer: Nauwkeurig bijhouden van aanvraaggegevens en documentatie in gemeentelijke databases. Zorgen voor strikte naleving van privacywetten en beveiligingsprotocollen. o Probleemoplossing: Assisteren bij het oplossen van eventuele problemen of vragen die burgers hebben met betrekking tot hun aanvragen. Werkuren en fluctuatie: De urenafname fluctueert per week maar zal een gemiddelde van 42 uur per week omvatten. Flexibiliteit is vereist vanwege de seizoensgebonden fluctuatie in verband met de piekbelasting van paspoortuitgifte, met name in de periode van maart tot juli en rond andere schoolvakanties. De inschrijver moeten bereid en in staat zijn om tijdens deze perioden afhankelijk van de vraag de uren/professionals op en af te schalen. Functie-eisen: o Ervaring met of kennis van de uitgifte van offici?le documenten is vereist. o Uitstekende communicatieve vaardigheden en klantenservice-ori?ntatie. o Vermogen om nauwkeurig en effici?nt te werken onder druk. o Bekendheid met gemeentelijke systemen, zoals de Basisregistratie Personen (BRP) en andere relevante informatiesystemen, is een pre. o Flexibiliteit in werkuren om te voldoen aan fluctuerende werkdruk. Locatie: De werkzaamheden zullen worden uitgevoerd bij de frontoffice van de gemeente, waar de medewerkers direct contact zullen hebben met het publiek. Enkele leverancier: Deze opdracht vereist dat ??n enkele leverancier verantwoordelijk is voor het leveren van alle benodigde medewerkers. Dit zorgt voor consistentie in de kwaliteit van de dienstverlening en vereenvoudigt de communicatie en het management van het personeel. Opleidisngsniveau o MBO o HBO Eisen o Het type overeenkomst, inhuur arbeidskrachten is van toepassing o Wie is tekenbevoegd (naam en functie)? o De inschrijver levert de gevraagde capaciteit binnen 96 uur na oproep/aankondiging o De inschrijver levert voor deze opdracht medewerkers met een afgeronde NVVB B0-module en ervaring met Centric Burgerzaken (of vergelijkbaar) o De inschrijver levert medewerkers met minimaal een afgeronde mbo-opleiding of medewerkers die minimaal een hbo-opleiding volgen o De inschrijver levert maandelijks een rapportage over de geleverde uren Wensen o We willen graag dat de medewerkers minimaal een half jaar beschikbaar zijn voor de werkgever (beschrijf dit in het dienstverleningsvoorstel) o De inschrijver levert vergelijkbare diensten (beschikbaar stellen van medewerkers voor de verstrekking van paspoorten en id-documenten) voor minimaal drie gemeenten van een vergelijkbare omvang (50.000 tot 100.000 inwoners). Maak dit duidelijk in het dienstverleningsvoorstel o De inschrijver is bereid om een levertermijn van 48 uur te garanderen in geval van calamiteiten (maak dit aantoonbaar in het dienstverleningsvoorstel)