Document Controller (Dessel)

Ben jij een expert in het creëren van structuur en gedij je in een omgeving waar je orde kunt scheppen binnen complexe projecten?

Als Document Controller speel je een cruciale rol in het integrale beheer van alle projectdocumentatie. Je bent verantwoordelijk voor het nauwkeurig registreren, systematisch opvolgen en correct distribueren van documenten, steeds conform de geldende procedures. Hiermee lever je een essentiële bijdrage aan een efficiënte en kwaliteitsvolle projectuitvoering.

Jouw verantwoordelijkheden omvatten:

• Het beheren en continu optimaliseren van het Document Management Systeem (DMS) en de bijbehorende goedkeuringsworkflows, specifiek afgestemd op de behoeften van elk project.


• Het opzetten en monitoren van documentprocessen, inclusief het initiëren van noodzakelijke aanpassingen in workflows.


• Zorgdragen voor de correcte opvolging van documentversies, revisies en goedkeuringen om de actualiteit en betrouwbaarheid van informatie te waarborgen.


• Het beheren van de volledige levenscyclus van documenten, waaronder project-, CE- en exploitatiedocumentatie.


• Het registreren, centraliseren en gestructureerd opslaan van alle projectdocumenten binnen het DMS.


• Het uitvoeren van grondige vormelijke controles op documenten, gericht op structuur, naamgeving en volledigheid.


• Het bewaken van de traceerbaarheid tussen documenten, wijzigingen en goedkeuringen.


• Het beheren van toegangsrechten en gebruikersautorisaties voor alle documentatie.


• Het ondersteunen van audits door het tijdig aanleveren van correcte en complete documentatie.


• Fungeren als primair aanspreekpunt voor alle vragen omtrent documentbeheer en het begeleiden van zowel interne als externe stakeholders.


• Het proactief signaleren van potentiële knelpunten en blokkades en deze tijdig escaleren.


• Het ondersteunen van projectleiders bij de planning en rapportage van documentatie.


• Het verzorgen van diverse administratieve taken, zoals mailboxbeheer, informatie-uitwisseling en verslaglegging.


• Het initiëren en implementeren van verbeteringen binnen de bestaande documentbeheerprocessen.