Adviseur Bedrijfsvoering Zuid-Limburg Bereikbaar

Omschrijving Binnen ZLB is per 1 oktober 2024 de functie van Adviseur bedrijfsvoering beschikbaar. Van de inschrijvende partij wordt verwacht dat ??n (1) kandidaat wordt aangeboden welke ingezet zal worden voor de uitvoering van de onderhavige opdracht en de functie van Adviseur bedrijfsvoering. Het werkgebied is Zuid-Limburg, maar kan eventueel worden uitgebreid naar de provincie Limburg met mogelijk een toekomstige verschuiving naar de Euregio. Rol en Verantwoordelijkheden De adviseur bedrijfsvoering is, samen met de rest van het team bedrijfsvoering, de motor van het programmabureau. Zonder solide basis en zorgvuldige processen op het gebied van o.a. financi?n, inkoop en aanbestedingen, HRM en juridische en fiscale borging kan de uitvoeringsorganisatie in de huidige omvang en mate van slagvaardigheid niet opereren. Naast de adviseur bedrijfsvoering bestaat het team Bedrijfsvoering uit de manager bedrijfsvoering, de officemanager en de financieel adviseur. Specifiek voor de rol van adviseur bedrijfsvoering is het van belang goed te weten hoe alle bedrijfsvoeringprocessen lopen en al doende wordt er kennis opgebouwd die integraal en breed kan worden toegepast. Er wordt van de kandidaat verwacht een integraal overzicht te hebben van de lopende projecten van het jaarplan van ZLB om optimaal te kunnen adviseren en te bewaken dat de bedrijfsvoering processen goed verlopen. De adviseur bedrijfsvoering is op het gebied van de bedrijfsvoeringactiviteiten de rechterhand van de manager bedrijfsvoering. De adviseur bedrijfsvoering richt zich o.a. op het ontwikkelen, faciliteren en beheren van een prettige werkomgeving (zowel op locatie als digitaal). De rol vraagt om een groot verantwoordelijkheidsgevoel, een effectieve en effici?nte aanpak voor tal van taken, een hands-on mentaliteit gesterkt door een proactieve houding en uiteraard sociale vaardigheden waarbij gepaste humor van belang is. De adviseur bedrijfsvoering is een daadkrachtig, empathisch en betrouwbaar persoon die energie haalt uit een breed takenpakket met de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Binnen de organisatie levert de adviseur bedrijfsvoering dan ook een zeer belangrijke bijdrage aan het team bedrijfsvoering en aan ZLB in het geheel. Naast het uitvoeren van de taken omtrent deze reguliere bedrijfsvoering processen voor het lopend programma is het ook van belang dat de adviseur bedrijfsvoering de manager bedrijfsvoering ondersteunt bij o.a. de (jaarlijkse) programmering van het programmabureau en de formatieplanning (cijfermatige kant van P&O). Werkzaamheden Het werkpakket van de adviseur bedrijfsvoering bestaat onder andere uit werkzaamheden binnen de volgende taakvelden binnen bedrijfsvoering: o Financi?le verantwoording o Inrichten en bewaken van de begroting en zorgt, eventueel met hulp van overige leden van team bedrijfsvoering, voor een actueel bijgewerkt overzicht op het gebied van opdrachten en bestedingen per project. o Zorgt in gezamenlijkheid met team bedrijfsvoering voor een correct verloop van de accountantscontrole. Draagt ervoor zorg, mede in afstemming met de financieel adviseur, dat alle financi?le processen goed en rechtmatig verlopen gedurende het jaar. Schaal indien nodig tijdig op naar de manager bedrijfsvoering. o Maken van financi?le management overzichten per project en programma (1x per kwartaal). Adviseren van de manager bedrijfsvoering over het verloop van de bestedingen en verplichtingen in relatie tot het budget. Aansluitend wordt er per project aan de projectleider een financieel overzicht verstrekt. o Actief ondersteunen en adviseren in de programmering van een nieuw (jaar)programma. o ICT/ Systemen (software en hardware) o Adviseert de manager bedrijfsvoering als er op basis van o.a. de interne wensen en behoeften, wettelijke eisen, doelmatigheid en marktontwikkelingen (ICT) systemen dienen te worden aangepast. Alvorens er een advies wordt gegeven wordt er eerst een afwegingskader opgesteld in afstemming met de manager bedrijfsvoering. Indien er door het management wordt besloten te veranderen van systeem, draagt de adviseur bedrijfsvoering zorg voor een goede begeleiding van de migratie. o Draagt zorg dat alle (ICT) apparatuur op kantoor van ZLB goed en veilig wordt opgeborgen. o Bewaakt alle acties van de ICT-dienstverlener en borgt de kwaliteit die onder contract staat bij ZLB. o Draagt zorg dat alle ICT gerelateerde zaken worden uitgevoerd binnen het gestelde jaarlijkse budget. o HRM/personeel o Uitzendkrachten o Contractmanagement uitzendkrachten. Controleren en signaleren van ontwikkelingen en wijzigingen met betrekking tot arbeidsovereenkomsten. Definitieve onderhandelingen over contracten en tarieven in samenspraak met de manager bedrijfsvoering. o Functioneringsgesprekken: Structureel inplannen en houden van gesprekken, mogelijk in aanwezigheid van een manager van ZLB. o Overige medewerkers van het programmabureau o Zorgdragen dat de medewerker in zijn/haar juiste kracht en energie zit. Adviseert manager bedrijfsvoering over mogelijke gewenste verandering. o Inkoop en aanbestedingen o Begeleiden en ondersteunen bij het schrijven van aanbestedingsdocumenten. o Het aanbestedingsdossier op een juiste en volledige manier archiveren in de daarvoor bestemde systemen voor de accountantscontrole. o Contractmanagement lopende opdrachten; tijdig signaleren van verlengingsmogelijkheden dan wel start nieuwe aanbesteding. o Juridisch / Fiscaal / Privacy o Ondersteunen van het proces omtrent juridische-, fiscale-, of privacyvraagstukken, inhoudelijke expertise is niet direct gevraagd, er dient wel een signaleringsfunctie te zijn aangaande het uitvoeringsprogramma ZLB. Het is de bedoeling dat binnen ZLB dit soort vraagstukken worden gemeld bij de manager bedrijfsvoering en/of adviseur bedrijfsvoering. Beide bespreken samen de vraagstukken en schakelen, indien nodig, een (externe) jurist/advocaat in. o In het kader van het voldoen aan de normen van de AVG dient er extra alertheid te zijn op het gebied van informatiebeveiliging in de (interne) processen. Van de kandidaat wordt extra inzet verwacht door bijv. het team alert te maken op bepaalde grondbeginselen van informatiebeveiliging en o.a. het actualiseren van het verwerkersregister. o Overig o Bovenstaande opsomming van de werkzaamheden is niet limitatief bedoeld. Overige en aanvullende taken en werkzaamheden op het gebied van bedrijfsvoering zullen in overleg met de manager bedrijfsvoering besproken worden. o De adviseur kan, indien gewenst, op bepaalde onderdelen de manager bedrijfsvoering vervangen, e.e.a. in goed overleg tussen de manager bedrijfsvoering en adviseur bedrijfsvoering. o Vervangend officemanager tijdens vakanties/afwezigheid, dit zal tijdig en in goed onderling overleg worden afgestemd waarbij wel enige flexibiliteit van de kandidaat wordt verwacht. o Actief een bijdrage leveren aan het optimaliseren van bedrijfsvoering processen. o Bijdragen aan een fijne effectieve werksfeer in team bedrijfsvoering. Uren en Vergoeding Voor de inzet van deze rol hanteren we een bandbreedte van 12-36 uur per week op werkdagen van maandag t/m vrijdag. Voor de periode van 1 oktober 2024 t/m 31 december 2024 verwachten wij een gemiddelde inzet van 32 uur per week, graag verwijzen wij tevens naar de voorwaarden in paragraaf 4. Facturatie zal geschieden op basis van nacalculatie van de daadwerkelijk gemaakte uren eenmaal per maand. Er mag niet meer dan het aantal overeengekomen uren per week worden gedeclareerd. Overuren worden niet vergoed en maken deel uit van het geoffreerde tarief. De kandidaat kan zowel vanuit een eigen locatie (kantoor-thuis) werkzaamheden voor Zuid-Limburg Bereikbaar uitvoeren, als op kantoor van Zuid-Limburg Bereikbaar. De kandidaat dient, indien deze (niet) werkzaam is op kantoor van Zuid-Limburg Bereikbaar: o Zelf zorg te dragen voor een veilige en gezonde werkplek. o Te beschikken over een computer/laptop (minimaal softwareversie Microsoft Office 365 of macOS 14.3). o Te beschikken over een telefoon. o Te beschikken over een veilig werkende internetverbinding. Overleggen vinden veelal plaats op het kantoor van Zuid-Limburg Bereikbaar. We gaan uit van een aanwezigheid op kantoor van ongeveer 50% van de gewerkte uren. Functieprofiel kandidaat Er mag ??n kandidaat worden aangeboden en er mogen ook meerdere kandidaten worden aangeboden. Iedere kandidaat wordt apart beoordeeld op de knock-out en gunningscriteria. Er wordt overgegaan tot gunnen aan ??n kandidaat. Opleidisngsniveau o HBO Eisen o Opleiding: De kandidaat heeft minimaal een hbo-bacheloropleiding afgerond middels het behalen van een officieel diploma o Kennis: De kandidaat heeft gedegen kennis van bedrijfsvoering processen en beschikt over inhoudelijke kennis op het gebied van financi?n, programmering en P&O binnen een middelgroot bedrijf/programmabureau (20-60 teamleden) o Competenties: De kandidaat die gezocht wordt beschikt over o.a. de volgende competenties en vaardigheden: o Is resultaatgericht en zeer zorgvuldig in het uitvoeren van de taken; o Weet uitstekend binnen de beschikbare uren van de opdracht de juiste prioriteiten te stellen om bepaalde vaste deadlines te halen; geeft advies over de planning van belangrijke mijlpalen, door een goed zicht te hebben op de bedrijfsvoering processen. Indien nodig volgt er een advies om bepaalde deadlines te verschuiven, zodat de werkdruk zo goed mogelijk verdeeld is voor zichzelf, maar ook voor anderen binnen het team. o Voelt zich verantwoordelijk voor het collectieve resultaat van Team Bedrijfsvoering en helpt mee om de totale beschikbare capaciteit van het team zo optimaal mogelijk in te zetten; o Weet op natuurlijke wijze een positief teamgevoel te cre?ren; o Toont zich bewust van de politiek-bestuurlijke gevoeligheid van zaken; o Beschikt over sterke sociale vaardigheden waardoor interne en externe contacten goed kunnen worden onderhouden. o Kent de contouren van de uitvoeringsplannen van ZLB en voelt zich intrinsiek gemotiveerd om een bijdrage te leveren aan de maatschappelijke doelstellingen die zijn gekoppeld aan het jaarplan van ZLB. o Innovatief denken, adaptief kunnen handelen, het nemen van initiatief om zaken te verbeteren en veranderingen zien als een kans om nieuwe mogelijkheden uit te werken zijn competenties van de te selecteren kandidaat. Daarnaast dient de kandidaat evenwichtig te zijn en iemand te zijn die zich niet uit het veld laat slaan, ervaring heeft in het adviseren en aansturen van professionals in een multidisciplinaire setting en mensen weet mee te krijgen. Verder is de kandidaat een gedreven persoonlijkheid met een positief kritische en resultaatgerichte instelling. o En kan getypeerd worden aan de hand van de volgende kernwoorden: o Resultaatgericht o Daadkrachtig o Assertief o Flexibel o Empathisch vermogen o Helicopterview o Secuur o Politiek-bestuurlijke sensitiviteit