Administratieve projectondersteuner

Beste freelancer, Voor een klant van ons zoeken wij administratieve en organisatorische ondersteuning bij de uitvoering van een overheidsprogramma. Binnen het relanceplan 'Vlaamse veerkracht' willen zij het volwassenenonderwijs een boost geven. Zij werken 9 projecten uit die het volwassenenonderwijs zal moderniseren, verbeteren en versterken. De uitvoerder ondersteunt bij de ontwikkeling en praktische uitvoering van de interne en externe communicatie waarbij nauw wordt samengewerkt met de programmamanager, de projectleiders en de communicatieverantwoordelijke van ons. De focus van de communicatieacties ligt in het delen van kwaliteitsvolle informatie, naast het cre?ren van een draagvlak en de daaraan gekoppelde dienstverlening. Hierbij dient het bredere communicatieplan van het programma als leidraad. Opdracht / Ondersteuningsvraag o De uitvoerder ondersteunt de praktische uitvoering van het projectcommunicatieplannen en helpt mee in het verder aanscherpen van het plan, in samenspraak met de programmamanager, projectleiders en communicatieverantwoordelijke. Dit omvat onder andere: o Teksten schrijven voor website, brochures, mailings, ... o Praktische uitvoering eventuele drukwerkbestellingen o Up-to-date houden en opvolgen van mailings en verzendlijsten o Beantwoorden van vragen die toekomen in de mailbox over dit project o ... o De uitvoerder ondersteunt de organisatie van specifieke communicatie-acties naar verschillende doelgroepen en belanghebbenden (oa. onderwijspartners, de partner CVO's, ...) in functie van de (deel)realisaties van projecten. Dit gebeurt in samenspraak met de programmamanager, projectleiders en communicatieverantwoordelijke en wordt afgestemd op de Vlaanderen brede campagne voor het volwassenenonderwijs. o De uitvoerder ondersteunt mee de organisatie van info- en werkmomenten (bv. kick-offs, info-momenten), alsook andere evenementen, in samenspraak met de programmamanager, projectleiders en communicatieverantwoordelijke. Omvang, afname en looptijd De vermoedelijke hoeveelheid bedraagt 180 werkdagen, te presteren tussen december 2022-november 2024. Werkregime volgens de projectplanning. De afname gebeurt op afroep door de programmamanager; Selectie- en gunningsprocedure De offerte dient ingediend te worden voor 12 december 2022. De onderhandelingsronde vindt plaats in de daaropvolgende 2 weken (14/12-20/12) De ingediende voorstellen zijn onderwerp onderhandeling over prijs en kwaliteit. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht om de opdracht te beoordelen en te gunnen op basis van de ingediende offertes zonder onderhandelingsronde. Gunningscriteria o Prijs: 50% - Score = (prijs laagste offerte / prijs huidige offerte) x 50 o Snelle beschikbaarheid van het voorgesteld profiel (20%) o Aantoonbare ervaring: 30% - Het criterium wordt beoordeeld op basis van volgende elementen: o Administratieve vaardigheden o copywriting en redactiewerk o Organisatie van evenementen Kandidaatstelling De kandidatuur bestaat uit: o Een prijs per mandag exclusief BTW (criterium 1) o Een CV van het profiel dat wordt voorgesteld. Hierin wordt eveneens relevante ervaring opgenomen. (criterium 2) o Een beknopte motivering waarom de indiener geschikt is om de opdracht uit te voeren, met daarin eventueel de aanvullende elementen (criterium 3)