Hoe lang moet ik als Belgische freelancer documenten en administratie bijhouden?

Het is misschien wel de ergste nachtmerrie van een freelancer: de belastingdienst die nog eens terugkomt op een aangifte van jaren geleden. Hiermee bedoelen we niet dat je iets te verbergen hebt, maar wel op het feit dat je veel tijd kwijt bent voor het uitzoeken van je administratie. De vraag is zelfs of je het betreffende document nog wel in je bezit hebt. Weet jij hoe lang je als Belgische freelancer je documenten en administratie moet bijhouden? Wij geven je het antwoord op deze vraag. Ontdek hier of je een extra archiefkast moet kopen of niet. De nieuwe manier van boekhouden De kans is groot dat je tegenwoordig je volledige bedrijfsadministratie digitaal beheert. Waarschijnlijk doe je dit al een tijdje zo, of heb je niets anders gedaan, maar vroeger was dit wel anders. Als je als freelancer een goedlopend bedrijf had, betekende dit ook dat je daadwerkelijk archiefkasten vol had staan met stapels papier. Is dit nu nog het geval of is één druk op de knop voldoende om de fiscale diensten te overtuigen van een correcte aangifte? Je kunt gerust ademhalen, er is veel veranderd ten opzichte van vroeger.  Er zijn echter nog altijd wel zaken waar je rekening mee moet houden. Bewaarplicht bedrijfsadministratie freelancers De Belgische wet schrijft voor dat het voor ondernemingen verplicht is om voor een specifieke periode de officiële documenten bij te houden en te archiveren. Dit is een regeling voor zowel grote- als kleine bedrijven. De bewaarplicht van de bedrijfsadministratie is dus ook van toepassing op freelancers. Als je op de website van de Belastingdienst op zoek gaat naar informatie over de bewaarplicht van bedrijfsadministratie, verschijnen een reeks van cijfers op je scherm alsof het een bingoavond is. De BTW documenten moeten immers 7 jaar bewaard worden maar dit wil niet zeggen dat je volledige bedrijfsadministratie van 2013 in 2020 de afvalbak in mag. Er zijn immers documenten die je 10 of zelfs 15 jaar moet bewaren. We zetten de regels met betrekking tot de bewaarplicht van bedrijfsadministratie hieronder voor je op een rijtje:

- Documenten die met de bedrijfsboekhouding te maken hebben → bewaarplicht 10 jaar
- Documenten die niets met klanten te maken hebben → bewaarplicht 3 jaar
- BTW documenten → bewaarplicht 7 jaar
- Documenten met betrekking tot onroerend goed → bewaarplicht 15 jaar
- Documenten met betrekking tot het belastbaar inkomen van jou als freelancer → bewaarplicht 5 jaar
- Sociale documenten → bewaarplicht 5 jaar

Let op, de bewaartermijn van je bedrijfsadministratie gaat in na het boekjaar. Daarnaast willen we voor de volledigheid vermelden dat de wettelijke bewaarplicht aan verandering onderhevig kan zijn. Bij twijfel raden we je toch aan om je hierover te informeren bij de Belastingdienst.    Maak de veilige keuze met betrekking tot het bewaren bedrijfsadministratie Zoals je ziet, zijn er wel wat “grijze gebieden” in het bovenstaande rijtje te vinden. Het verschil tussen bedrijfsboekhouding en BTW documenten is uiteraard klein. Daarom doe je er verstandig aan om “op safe” te gaan en je gehele bedrijfsadministratie 10 jaar te bewaren. De uitzondering hierop zijn dus de documenten die betrekking hebben op onroerende goederen zoals je bedrijfsruimte. Hier moet je een aparte map voor aanleggen en deze administratie maar liefst 15 jaar lang afstoffen. Bedrijfsadministratie digitaal bewaren, mag dat? Tot slot nog een antwoord op de vraag of je bedrijfsadministratie digitaal mag bewaren of dat je toch echt die archiefkasten moet vullen. Gelukkig is dit laatste niet het geval. De stelregel is dat je de administratie moet bewaren op de originele manier dat je het ontvangt. Papieren facturen en Pdf’s zijn hierin belangrijke “bewijsstukken”.  Waarom het smoezenboek dicht kan blijven  Let op, dat deze “bewijsstukken” wel toegankelijk blijven.  Je administratieprogramma of je cloud oplossing moet over 7 jaar nog te openen zijn. Is deze clouddienst ook over 7 jaar actief? De belastingdienst is dit wel….  Papieren bonnetjes die in de loop van de 7 jaar vervagen en daardoor onleesbaar zijn, is jouw probleem en niet dat van de Belastingdienst. Ook beroemde smoezen als de overheen gevallen kop koffie en de hongerige hond werken niet. Dan ben je in gebreke en voldoe je niet aan deze bewaarplicht. Dit zou je wel eens op een flinke boete kunnen komen te staan. Dit zal zeker niet de reden zijn waarom je als freelancer graag op de actuele opdrachten op ProLinker reageert! Door: Rob van Wijk http://www.succesmetjezaak.nl/  

Rob van Wijk is een freelance tekstschrijver. Met zijn bedrijf Succes met je Zaak verzorgt hij zowel wervende als informatieve on- en offline teksten/ blogs over diverse onderwerpen voor aansprekende opdrachtgevers.