Als mensen zijn we voortdurend in de weer om onszelf te organiseren. We willen de juiste professionele omstandigheden creëren voor onszelf en onze businesspartners. Tegelijk trachten we dit te rijmen met ons persoonlijk leven waar onze dierbaren ook de nodige aandacht verdienen. Organisatietalent is met andere woorden een integraal gegeven waarbij werk en privé niet strikt van elkaar kunnen gescheiden worden. Het komt er dus op aan jezelf goed en efficiënt te organiseren om succesvol te zijn in verschillende contexten. Het feit dat we meer verbonden zijn met alles dan ooit tevoren is hierbij tegelijk een vloek en een zegen. Het is nog nooit zo gemakkelijk geweest om jezelf te organiseren, maar de moderne technologie zorgt ook voor meer afleiding en ‘nutteloze’ schermtijd dan ooit tevoren. Niet alleen professioneel, maar ook pedagogisch is het een heuse uitdaging om de schermtijd van kinderen te beteugelen en met de nodige beweging af te wisselen. Hoe dan ook zijn er tal van applicaties die ons in staat stellen om werkprocessen en planningen eenvoudiger, sneller en efficiënter te doen. Hier is een greep uit de apps die mij als professional in het algemeen en freelancer in het bijzonder hebben geholpen om zo weinig mogelijk te vergeten en activiteiten efficiënt te plannen. Ze zijn beschikbaar op de markt voor Android en iOS.
http://evernote.com De slagzin van Evernote is “Orden je leven”. Het is een gigantische online opslagplaats en organisator voor professionele en persoonlijke bezigheden. Je bent via een overzichtelijke interface gewapend met een digitaal notitieblok waarmee je ideeën kan vastleggen in verschillende stijlen, to-do lijsten met herinneringen kan maken, tabellen kan opmaken en invoegen, bijlagen kan toevoegen via audio, video en afbeeldingen. Al deze notities kun je dan organiseren in notitieboeken per professioneel of persoonlijk project. Je kan deze notities (en notitieboeken) delen met andere gebruikers of per e-mail. Deze applicatie is gratis tot 60 Mb per maand. Er bestaan ook tal van sjablonen (projectplanning, agenda’s, creatief schrijven etc.) die je in staat stellen notities nog overzichtelijker op te stellen. Grote troef is dat alle soorten bestanden en notities per project staan gecentraliseerd. Deze project basedbenadering creëert rust in het hoofd en efficiëntie in het dagelijks werk. Zelf gebruik ik deze app als sinds 2009.
http://hubspot.com De gratis versie van dit online CRM-programma geeft vorm aan jouw klantenbestand met daaraan gekoppeld alle communicatiestromen, verkoop- en marketingprocessen en dienst na verkoop. Je kan ook rapporten opmaken die sterk op marketing georiënteerd zijn. De betalende versie biedt een pak meer opties (rapporten op maat, geautomatiseerde verkoopprocessen, e-mailcampagnes, oprichten van een helpdesk etc.), maar dat neemt niet weg dat het een interessante tool is voor beginnende freelancers die hun klantenbestand degelijk willen beheren en uitbouwen.
http://moleskinestudio.com Je kan in principe eender welke digitale agenda als uitgangspunt nemen. Het gaat er in de eerste plaats om dat je deze gebruikt om afspraken en werk in te plannen. Het verplicht je op voorhand na te denken over hoe dagen, weken en maanden zullen ingevuld worden. Voortschrijdend inzicht is hierbij van belang, maar geregeld terugkeren naar en het vertrouwen op een agenda zal productiviteit verhogen en rust geven. Timepage is een digitaal product van Moleskine, de fabrikant van de veelsoortige notitieboeken met lederen omslag. Schrijver Bruce Chatwin gaf er uiteindelijk de naam aan die ondertussen tot een merk is verworden. Timepage valt als digitale agenda op door de verticale scroll benadering. Hiermee wordt een tijdslijn gesimuleerd die een ander inzicht geeft in de nabije en verre toekomst. Je kan ook switchen naar de planning voor 1 dag of een maandoverzicht krijgen waarbij kleurintensiteit aangeeft hoe druk het zal zijn iedere dag. De app is qua gebruik anders dan de meeste built-in agenda’s op je smartphone door de look & feel, het kleurgebruik en de aangepaste instellingen voor weergave, notificaties enz. Je kan 7 dagen proberen alvorens in te schrijven.
Deze drie applicaties hebben mij alvast geholpen om greep te krijgen op de vele aspecten en uitdagingen van freelance werk. Dergelijke apps staan in de eerste plaats ten dienste van het werk dat we doen en moeten dan vooral ook zo aanzien worden. Als eender welke digitale app ons in staat stelt minder tijd te verliezen, algemeen productiever te zijn en dus ook tijd te creëren voor ons persoonlijke leven, dan is het alleszins te moeite waard om een download ervan te overwegen. Als daarentegen een app of een teveel aan apps de workflow afremt en ons afleidt van wat echt moet gedaan worden, dan gaan we best na waarmee we bezig zijn. Daarnaast zweer ik persoonlijk wel nog bij handgeschreven materiaal in schriftjes en boekjes. Vooral als het over creatieve en ontwerpende processen gaat. Maar dat is voer voor een volgende blogpost.
Wil je dagelijks nieuwe opdrachten ontvangen in jouw branche? Meld je dan hier gratis aan.