3 gouden tips voor constructieve communicatie en dialoog

Het woord ‘communicatie’ is verwant met de Latijnse stam communicare en de afgeleide betekenis to make something common. Met andere woorden tracht men informatie of kennis over te dragen van de ene persoon op de andere. Bij samenwerkingsverbanden, die we als freelancers voortdurend aangaan met anderen, is deze ‘communicatie’ dus bijzonder belangrijk; in e-mailverkeer en telefoongesprekken met opdrachtgevers bijvoorbeeld. Bovendien is bij ‘dialoog’ hetgeen gezegd of geschreven wordt aan iemand anders nooit volledig identiek aan datgene wat de lezer/luisteraar ervan maakt.

Het is vergelijkbaar, maar er is steeds sprake van een verschil. Dialoog (Grieks dialogos- logos: woord, dia: door)dient dan om dit verschil in wat bedoeld en begrepen wordt, helder te krijgen. De twee partijen komen door dialoog samen tot iets. Het gaat dan bij dialoog ook veeleer over de betekenis to make something ‘in’ common. Vanuit die premisse krijgen kwaliteitsvolle communicatie en dialoog andere accenten. Het zijn die elementen waarop onderstaande tips zijn gebaseerd.

1.   Helderheid van communicatie 

Het nastreven van helderheid in communicatie spreekt voor zich, maar is minder gemakkelijk dan het lijkt. Zowel bij geschreven als gesproken communicatie gebeurt het al te vaak dat niet alles even duidelijk is en er misverstanden ontstaan. Bij samenwerking met een opdrachtgever is het als freelancer in essentie de bedoeling dat je samen met een opdrachtgever iets creëert. Toegegeven, je werkt in opdracht. Echter, zonder die opdracht en de specifieke modaliteiten ervan kun je niet aan de slag. Vanuit het beginsel van samen-werken moet je als freelancer de opdracht dus goed begrijpen. Andersom is een goede inschatting door de opdrachtgever van de freelancers vaardigheden en mogelijkheden even belangrijk. Dit is evident, maar wordt vaak onderschat. Daarom zijn luistervaardigheid en aandacht in combinatie met het streven naar het opstellen van zo duidelijk mogelijke boodschappen fundamenteel om de communicatie helder te krijgen. Zijn er bepaalde elementen onduidelijk? Pols middels constructieve dialoog naar de intentie van die specifieke zin of boodschap. Als er duidelijke overeenkomst is tussen bedoeling en begrip, kom je tot eensgezinde communicatie en wordt de dialoog op een hoger niveau getild.

2.   Durf oude ideeën en vooroordelen los te laten 

Het is mogelijk om eigen ideeën of standpunten los te laten zonder jezelf als persoon te verloochenen. Gesprekken tijdens vergaderingen lopen niet zelden vast op het halsstarrig willen vasthouden aan eigen opvattingen. Deelnemers aan het communicatieproces (bij uitbreiding ook bij e-mails, mondelinge briefings et cetera) verstaan elkaars opvattingen dan veeleer enkel vanuit de eigen gedachtegang die dan koste wat het kost moet verdedigd worden. Opnieuw is hier openheid van geest en luistervaardigheid van belang. Het respect voor de mening van anderen en voor de meerwaarde van dialogerend tot nieuwe inzichten komen, leidt tot constructievere samenwerking en tot meer kwaliteit voor alle betrokken gesprekspartners. Dit is een bijzonder lastig punt aangezien we een dergelijke attitude pas ten volle kunnen aannemen als we onze innerlijke tegenstrijdigheden onder ogen durven zien. Deze blokkades worden ingegeven door latente angstgevoelens allerhande, sociale vaardigheden die we doorheen ons leven opbouwden en ingesleten vooroordelen die we moeilijk onder ogen kunnen of durven zien. Mensen hebben nu eenmaal de neiging om zichzelf te identificeren met hun mening. Enkel gedegen zelfreflectie en aandacht kan hierbij soelaas bieden. Het is een individueel pad dat eenieder van ons zelf moet uitstippelen, maar zeker het investeren waard is.

3.   Dialogeren is geen wedstrijd 

In een dialoog probeert niemand te winnen. Het gaat in wezen over een woordenuitwisseling tussen twee of meerdere mensen waarbij betekenisgeving ontstaat als een dynamisch gegeven. Anders dan bij discussie heeft dialoog een creatieve dimensie. Discussie impliceert een botsing (zelfde stam in het Engels als percussion en concussion) tussen verschillende perspectieven waarbij de uitkomst meestal beperkt blijft tot de bekende standpunten die in het beste geval duidelijk komen bovendrijven. Er wordt bij dialoog dus niet tegen elkaar, maar met elkaar gespeeld. Iedereen wint. Vanuit die betekenis hebben oordelen of aannames binnen het voeren van een dialoog logischerwijs minder belang. Althans, niet op basis van hun oorspronkelijke kracht. Dialogeren gaat veeleer over het kijken wat er achter de vooronderstellingen zit en niet over de vooronderstellingen zelf. 

Conclusie

Vanuit de praktijk word ik vaak geconfronteerd met warrige communicatie. Een e-mail die op verschillende punten te veel interpretatie toelaat, een gesprek waarin achterliggende bedoelingen bewust worden verborgen gehouden of eenvoudigweg een kromme zin die een goed begrip van de boodschap in de weg staat. Verzeker jezelf ervan dat de boodschap helder voor je is en indien niet zo, vraag verduidelijking totdat het gecommuniceerde door iedereen op dezelfde manier geïnterpreteerd is. Dan kun je verder in de samenwerking. Bovenstaande lijkt allemaal logisch en vanzelfsprekend tot op het moment dat je de eigen communicatiestromen met voldoende opbouwende (zelf)kritiek tegemoet treedt en opmerkt dat het misschien toch niet allemaal even duidelijk is als gedacht.     Bovenstaande inzichten zijn onder meer schatplichtig aan de publicatie On Dialoguevan David Bohm (Routledge, 1996).   ----------------------------------------------------------------------- Koen J. Van Damme   Schrijver en redacteur bijhttp://devrijepen.be   Koen Van Damme is een freelance schrijver/redacteur en lector aan de Hogeschool Gent. Met de Vrije pen levert hij copywriting- en redactiediensten op maat aan diverse opdrachtgevers. Van kunst- en cultuurkritiek over business content tot filosofische essays over allerhande onderwerpen.